Arztbrief schreiben: Aufbau, Vorlage, Muster & Beispiel (AT)

Ein Arztbrief ist das wichtigste schriftliche Kommunikationsmittel im niedergelassenen Bereich – und zugleich eines der am häufigsten unterschätzten Dokumente im medizinischen Alltag. Er stellt sicher, dass Patient:innen beim Übergang zwischen Allgemeinmedizin, Fachärzt:innen und Krankenhaus lückenlos und sicher betreut werden. Ein vollständig und korrekt verfasster Arztbrief schützt nicht nur die Patient:innen, sondern auch die ausstellende Ärztin bzw. den ausstellenden Arzt – rechtlich wie fachlich.

Gut strukturierte Korrespondenz zwischen Ärzt:innen verbessert nachweislich die Behandlungsqualität: Nachfolgende Kolleg:innen können schneller die richtigen Entscheidungen treffen, wenn alle relevanten Informationen übersichtlich vorliegen. In einer Zeit, in der Patient:innen immer häufiger mehrere Spezialist:innen gleichzeitig konsultieren, ist ein vollständiges Schreiben das Bindeglied, das fragmentierte Versorgung verhindert. In Österreich ist seine Bedeutung durch die Einbindung in ELGA (Elektronische Gesundheitsakte) weiter gestiegen: Befunde, Medikationslisten und Entlassungsbriefe sind zunehmend digital verfügbar – vorausgesetzt, sie wurden korrekt erstellt und übermittelt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was in einen Arztbrief gehört, wie der klassische Aufbau aussieht, worin sich die verschiedenen Dokumententypen unterscheiden und welche Fehler Sie in der täglichen Praxis am besten vermeiden.

Was gehört in einen Arztbrief? (Pflichtinhalte)

Ein vollständiger Arztbrief enthält alle medizinisch und rechtlich relevanten Informationen, die der weiterbehandelnden Ärztin bzw. dem weiterbehandelnden Arzt eine fundierte Einschätzung ermöglichen. Die Vollständigkeit ist dabei keine Frage des Aufwands, sondern der Sicherheit: Fehlt eine Information, kann sie im weiteren Behandlungsverlauf nur schwer rekonstruiert werden – mit möglicherweise ernsthaften Konsequenzen für die Patient:in. Folgende Elemente gelten in Österreich als verbindlicher Standard:

• Patient:innendaten: Vollständiger Name, Geburtsdatum, Versicherungsnummer (e-card-Nummer), Adresse
• Ausstellende Ärztin / ausstellender Arzt: Name, Fachrichtung, Ordinationsadresse, Kontaktdaten, Datum der Ausstellung
• Überweisungsgrund / Fragestellung: Warum wird die Patient:in überwiesen oder worüber wird berichtet?
• Anamnese: Relevante Vorerkrankungen, aktuelle Beschwerden, Medikamentenanamnese, Allergien, Sozialanamnese (wenn relevant)
• Befunde: Körperliche Untersuchung, relevante Labor- und Zusatzbefunde, Bildgebung – mit Datum der Erhebung
• Diagnose(n) mit ICD-10-Code: Klar formuliert, mit dem entsprechenden internationalen Klassifikationscode; Haupt- und Nebendiagnosen getrennt anführen
• Therapieempfehlung: Was wurde bereits eingeleitet, was wird für die Folgebehandlung empfohlen?
• Medikation: Wirkstoff, Handelsname, Dosierung, Einnahmeschema, Einnahmedauer – vollständig und unmissverständlich
• Follow-up / Procedere: Wann und wo soll die nächste Kontrolle stattfinden? Wer ist federführend zuständig?
• Unterschrift: Eigenhändige oder qualifizierte elektronische Signatur (QES) der ausstellenden Ärztin / des ausstellenden Arztes, sowie Ordinationsstempel

Fehlt einer dieser Punkte, ist das Dokument unvollständig – und im schlimmsten Fall haftungsrelevant. Besonders die korrekte Medikamentendosierung und die ICD-10-Codierung werden in der Praxis häufig vernachlässigt.

Aufbau eines Arztbriefs: Vorlage und Muster

Der klassische Aufbau eines Arztbriefs folgt einer bewährten Struktur, die in österreichischen Ordinationen und Krankenhäusern weitgehend einheitlich verwendet wird. Diese Gliederung hat sich als Standard etabliert, weil sie eine schnelle Orientierung ermöglicht – unabhängig von Fachrichtung oder Einrichtung. Wer sich einmal an diese Reihenfolge gewöhnt hat, schreibt schneller und vergisst seltener wichtige Inhalte. Für Ordinationen, die noch keine standardisierte Arztbrief-Vorlage verwenden, empfiehlt sich die Erstellung einer fixen Musterstruktur – entweder als Textbaustein oder direkt in der Ordinationssoftware.

1. Briefkopf

Ordinationsadresse, Fachrichtung, Kontaktdaten, Datum.

2. Empfänger:in

Name und Adresse der übernehmenden Ärztin / des übernehmenden Arztes oder der Fachabteilung.

3. Anrede

„Sehr geehrte Frau Kollegin / Sehr geehrter Herr Kollege," – bei unbekannter Person: „Sehr geehrte Damen und Herren,".

4. Einleitung / Anlass

Kurze Vorstellung der Patient:in und der Überweisungsindikation – ein bis zwei Sätze genügen.

5. Anamnese

Relevante Vorgeschichte, aktuelle Beschwerden, bestehende Diagnosen.

6. Befund

Untersuchungsergebnisse, Labor, Bildgebung – mit Datum und Referenzwerten, wo sinnvoll.

7. Beurteilung / Diagnose

Formulierte Diagnosen mit ICD-10-Codes; Haupt- und Nebendiagnosen unterscheiden.

8. Procedere / Therapieempfehlung

Empfohlene Maßnahmen, vollständige Medikation, Kontrolltermine.

9. Schlussformel

„Mit freundlichen kollegialen Grüßen," gefolgt von Unterschrift und Stempel.

Arztbrief Muster (Kurzbeispiel)

Dr. Maria Huber | Allgemeinmedizin | Hauptstraße 12, 1010 Wien
Tel.: 01 / 123 45 67 | ordinationshuber@beispiel.at
Wien, 4. Juni 2026

An: Dr. Thomas Berger, Facharzt für Innere Medizin
Mariahilfer Straße 88, 1070 Wien

Betreff: Arztbrief für Herrn Max Mustermann, geb. 01.01.1965

Sehr geehrter Herr Kollege,

ich überweise zu Ihnen Herrn Mustermann, der sich seit drei Wochen mit
belastungsabhängiger Dyspnoe und Unterschenkelödemen in meiner Ordination
vorgestellt hat.

Anamnese: Bekannte arterielle Hypertonie (seit 2018), kein Diabetes mellitus.
Aktuell keine Brustschmerzen oder Angina pectoris. Nichtraucher.

Befund: RR 155/95 mmHg, Puls 88/min, bds. Knöchelödeme Grad I.
EKG (03.06.2026): Sinusrhythmus, keine signifikanten Veränderungen.
Labor (03.06.2026): BNP 480 pg/ml (↑, Norm < 100), Kreatinin 1,1 mg/dl.

Diagnose: Verdacht auf kardiale Dekompensation (I50.0)
Nebendiagnose: Arterielle Hypertonie (I10)

Procedere: Bitte um kardiologische Abklärung inkl. Echokardiographie,
ggf. Belastungstest. Rückmeldung erbeten.
Aktuelle Medikation: Ramipril 5 mg 1-0-0, Torasemid 10 mg 1-0-0 (neu seit 01.06.2026).

Mit freundlichen kollegialen Grüßen,
Dr. Maria Huber

Das Muster zeigt: Knappe Sprache, vollständige Angaben, klar gegliedertes Procedere. Mehr braucht es in den meisten Fällen nicht. Alle Pflichtinhalte sind vorhanden – Diagnose mit ICD-10-Code, vollständige Medikation mit Dosierung, konkretes Procedere mit Rückmeldebitte. Wer diese Vorlage für die eigene Ordination übernimmt, ist bereits gut aufgestellt.

Arztbrief vs. Epikrise vs. Entlassungsbrief

Diese drei Dokumententypen werden im klinischen Alltag regelmäßig verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen:

Arztbrief ist der Oberbegriff für schriftliche ärztliche Mitteilungen – etwa Überweisungsschreiben, Befundberichte oder Konsiliarbriefe. Er wird typischerweise im niedergelassenen Bereich oder zwischen Fachärzt:innen verwendet und begleitet die Patient:in aktiv in die nächste Behandlung. Die ausstellende Ärztin bzw. der ausstellende Arzt bleibt für Vollständigkeit und Richtigkeit der übermittelten Informationen verantwortlich.

Epikrise ist eine zusammenfassende Darstellung eines abgeschlossenen Behandlungsabschnitts. Sie bewertet den Krankheitsverlauf retrospektiv und zieht diagnostische sowie therapeutische Schlussfolgerungen. Die Epikrise ist besonders im stationären Bereich gebräuchlich, wird aber auch in der ambulanten Fachmedizin eingesetzt, wenn ein längerer Behandlungsabschnitt dokumentiert werden soll.

Entlassungsbrief ist die spezifische Form der Epikrise beim Verlassen eines Krankenhauses. Er enthält den gesamten stationären Verlauf, alle durchgeführten Eingriffe und Untersuchungen, die Entlassungsmedikation sowie klare Anweisungen für die weiterbehandelnden Ärzt:innen. In Österreich ist er für ELGA-pflichtige Einrichtungen verpflichtend in der elektronischen Gesundheitsakte zu hinterlegen – ehestmöglich nach Entlassung.

Der entscheidende Unterschied in der Praxis: Das Überweisungsschreiben ist prospektiv – es begleitet die Patient:in in die nächste Behandlung. Epikrise und Entlassungsbrief sind retrospektiv – sie schließen einen abgeschlossenen Abschnitt dokumentarisch ab. Für niedergelassene Ärzt:innen ist der Arztbrief das im Alltag relevanteste dieser drei Dokumente.

Häufige Fehler beim Arztbrief

Selbst erfahrene Ärzt:innen machen beim Verfassen von Arztbriefen vermeidbare Fehler – oft aus Zeitdruck oder fehlender Standardisierung. Die häufigsten:

1. Zu lang und unstrukturiert

Ein Arztbrief ist kein Fließtext. Überflüssige Formulierungen und redundante Angaben erschweren es der Lesenden, die wesentlichen Informationen zu extrahieren. Kurze, präzise Sätze und eine klare Gliederung sind mehr wert als ausführliche Prosa.

2. Fachjargon ohne Erläuterung

Was für Kardiolog:innen selbstverständlich ist, kann für Allgemeinmediziner:innen oder andere Fachrichtungen unklar sein. Abkürzungen und Fachbegriffe sollten beim ersten Auftreten ausgeschrieben oder kurz erklärt werden – besonders bei fachfremden Empfänger:innen.

3. Fehlende oder unvollständige Medikamentendosierungen

„Ramipril" ohne Dosierung und Einnahmefrequenz ist wertlos und kann im schlimmsten Fall gefährlich sein. Jede Medikation muss vollständig dokumentiert sein: Wirkstoff, Handelsname, Dosis, Einnahmeschema, Dauer sowie neu angesetzte oder abgesetzte Medikamente.

4. Vergessene ICD-10-Codes

Diagnosen ohne Klassifikationscode erschweren die Weiterverarbeitung in der Ordinationssoftware, in der Abrechnung und im ELGA-System. Die korrekte ICD-10-Codierung ist keine Formalität, sondern Pflicht.

5. Unklares Procedere

„Bitte um weitere Abklärung" ist kein konkretes Procedere. Formulierungen wie „Bitte um kardiologische Abklärung inkl. Echokardiographie bis 30.06., Rückmeldung erbeten" helfen allen Beteiligten – und verhindern, dass die Patient:in im Versorgungssystem verloren geht.

6. Fehlende Unterschrift

Ohne Unterschrift – eigenhändig oder als qualifizierte elektronische Signatur – ist ein Arztbrief rechtlich nicht ordnungsgemäß. Viele Ordinationen vergessen diesen Schritt bei eilig versendeten E-Mail-Befunden, was im Streitfall problematisch werden kann.

7. Veraltete oder widersprüchliche Medikamentenliste

Stimmt die Medikation im Schreiben nicht mit der aktuellen ELGA-Medikationsliste überein, entstehen Widersprüche, die nachfolgende Kolleg:innen verwirren. Stets die aktuell gültige Medikation anführen – und explizit angeben, was seit dem letzten Kontakt abgesetzt wurde.

Arztbrief digital erstellen – Zeit sparen mit Ordinationssoftware

Die händische Erstellung der Korrespondenz kostet im niedergelassenen Bereich wertvolle Zeit – Zeit, die für die direkte Patient:innenversorgung fehlt. Schätzungen zufolge verbringen Allgemeinmediziner:innen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit administrativer Dokumentation; Arztbriefe und Überweisungsschreiben machen dabei einen spürbaren Anteil aus. Hinzu kommt das Risiko von Übertragungsfehlern, wenn Daten aus einer Quelle manuell in ein Dokument kopiert werden – falsche Dosierungen oder veraltete Diagnosen sind typische Folgen dieses Medienbruchs.

Moderne Ordinationssoftware löst dieses Problem durch vorstrukturierte Vorlagen, die automatisch mit den bereits erfassten Daten befüllt werden. Patient:innendaten, aktuelle Diagnosen mit ICD-10-Codes, Medikationsliste und Befunde werden direkt aus der bestehenden Dokumentation übernommen – ohne manuelle Übertragung. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler erheblich. HOTDOC erzeugt Arztbriefe direkt aus der laufenden Dokumentation per Vorlage – ELGA-konform, rechtssicher und mit integrierter elektronischer Signatur. Datenschutz nach DSGVO ist dabei selbstverständlich gewährleistet; mehr dazu in unserem Artikel zur DSGVO-konformen Patientenverwaltung. Einen Überblick über ELGA-Anforderungen für Ihre Ordination finden Sie in unserem Beitrag zur ELGA-Integration.

FAQ: Häufige Fragen zum Arztbrief

Was ist ein Arztbrief?

Ein Arztbrief ist ein schriftliches medizinisches Dokument, mit dem eine Ärztin oder ein Arzt eine andere behandelnde Person über Anamnese, Befunde, Diagnose, Therapie und das weitere Procedere einer Patient:in informiert. Er ist die zentrale Form der ärztlichen Korrespondenz – im niedergelassenen Bereich, zwischen Fachärzt:innen und beim Übergang ins Krankenhaus.

Wie schreibe ich einen Arztbrief?

In sechs Schritten: Briefkopf mit Ordinationsdaten, Empfänger:in, Anrede, medizinischer Hauptteil (Anamnese, Befunde, Diagnose mit ICD-10, Therapie, Procedere), Grußformel und Unterschrift bzw. qualifizierte elektronische Signatur. Eine vollständige Vorlage und ein konkretes Muster finden Sie weiter oben in diesem Beitrag.

Wie lang sollte ein Arztbrief sein?

So kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig. In der Regel umfasst ein Arztbrief eine bis maximal zwei A4-Seiten. Entscheidend ist nicht die Länge, sondern die Vollständigkeit der medizinisch relevanten Angaben. Kurze, strukturierte Dokumente werden von empfangenden Kolleg:innen deutlich besser aufgenommen als mehrseitige Fließtexte. Wenn alle Pflichtinhalte vorhanden sind, reicht eine Seite in vielen Fällen aus.

Welche rechtlichen Vorgaben gelten in Österreich?

Die ärztliche Dokumentationspflicht ist im Ärztegesetz 1998 (ÄrzteG) verankert. Arztbriefe müssen vollständig, nachvollziehbar und fälschungssicher sein. Für ELGA-pflichtige Einrichtungen (insbesondere Krankenhäuser) gelten zusätzliche Anforderungen an Format und digitale Übermittlung. Für niedergelassene Ärzt:innen wächst die Bedeutung digitaler Dokumentation im Zuge der schrittweisen ELGA-Erweiterung; eine rechtssichere Ordinationssoftware erleichtert die Einhaltung dieser Anforderungen erheblich.

Muss ein Arztbrief unterschrieben werden?

Ja. Ein Arztbrief ohne Unterschrift gilt als nicht ordnungsgemäß ausgestellt. In der Ordination kann die eigenhändige Unterschrift mit Ordinationsstempel verwendet werden. Für Dokumente, die über ELGA übermittelt werden, ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich. Viele aktuelle Ordinationssoftwares integrieren diese Funktion direkt in den Erstellungsprozess, sodass kein separater Schritt mehr nötig ist.

Wie lange muss ein Arztbrief aufbewahrt werden?

Gemäß §10 ÄrzteG sind ärztliche Aufzeichnungen – und damit auch Arztbriefe – mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Bei Patient:innen, die zum Zeitpunkt der Behandlung noch minderjährig waren, verlängert sich die Frist entsprechend, mindestens jedoch bis zum vollendeten 28. Lebensjahr. Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass Unbefugte keinen Zugang erhalten. Digitale Lösungen mit verschlüsselter Speicherung und revisionssicherem Archiv erfüllen diese Anforderung zuverlässig und erleichtern im Bedarfsfall die rasche Auffindbarkeit.

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