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    HOTDOC

    Datenschutzerklärung

    1. Verantwortlicher

    PsyMeDoc Informatics GmbH
    Löschniggasse 10, 1220 Wien, Österreich
    E-Mail: office(at)psymedoc.at
    Web: www.psymedoc.at
    Firmenbuch-Nr.: 41633 a
    Gerichtsstand: Wien, Österreich

    2. Welche Daten wir erheben

    Beim Besuch unserer Website hot-doc.at werden folgende Daten erhoben:

    a) Automatisch beim Seitenbesuch

    Wir setzen auf unserer Website die Open-Source-Marketing-Software Mautic ein, die auf einem selbst betriebenen Server in der EU gehostet wird. Beim Besuch unserer Website wird ein Tracking-Script geladen, das folgende Daten erfasst:

    • IP-Adresse (anonymisiert)
    • Aufgerufene Seiten und Zeitpunkt des Besuchs
    • Browser-Typ, Betriebssystem, Bildschirmauflösung
    • Referrer (von welcher Seite Sie kommen)
    • Eindeutige Besucher-ID (via Cookie, siehe Abschnitt 6)

    Diese Daten werden pseudonymisiert verarbeitet und dienen der Analyse und Verbesserung unseres Angebots. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über den Cookie-Banner erteilen können.

    Zusätzlich setzen wir Rybbit ein, eine selbst betriebene Web-Analyse auf einem Server in Österreich (Alpenhost); der Abruf der Analytics-Domain läuft über Cloudflare als CDN- und Sicherheitsdienst mit Standorten in der EU. Rybbit wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung im Cookie-Banner geladen; lehnen Sie ab oder treffen Sie keine Auswahl, wird kein Analyse-Skript geladen und es werden keine Daten übermittelt. Rybbit setzt keine Cookies und speichert keine IP-Adressen; Besucher-Kennungen werden gesalzen und damit pseudonymisiert. Im lokalen Speicher Ihres Browsers wird eine pseudonyme Besucher-Kennung („rybbit-visitor-id") abgelegt und bei weiteren Besuchen ausgelesen – deshalb holen wir Ihre Einwilligung ein. Erfasst werden aufgerufene Seiten, Referrer, Gerätekategorie, Interaktionen mit Schaltflächen und Formularfeldern (ohne Eingabeinhalte) sowie technische Messwerte zur Seitenleistung (Core Web Vitals, z. B. Ladezeit und Layoutstabilität) und aufgetretene JavaScript-Fehlermeldungen inklusive Browserversion. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) i. V. m. § 165 Abs. 3 TKG 2021, die Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß widerrufen können. Eine Zusammenführung mit Ihrer Person findet nicht statt.

    Nach erteilter Zustimmung erfassen wir zusätzlich anonyme Interaktionsereignisse, um zu erkennen, welche Inhalte und Schaltflächen genutzt werden - etwa Klicks auf Menüpunkte und Schaltflächen, das Aufklappen einer Frage im FAQ, das Umschalten der Preisdarstellung sowie das Anzeigen, Beginnen und Absenden eines Formulars. Übermittelt werden dabei ausschließlich technische Kennzeichen wie Bezeichnung der Schaltfläche, Zielseite und Formularnummer - niemals Ihre Eingaben, E-Mail-Adressen oder Freitexte. Rechtsgrundlage ist ebenfalls Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

    b) Bei aktiver Kontaktaufnahme

    Wenn Sie ein Formular auf unserer Website ausfüllen (z. B. Testzugang anfordern, Newsletter-Anmeldung, Angebotsanfrage), werden folgende Daten erhoben:

    • Name und E-Mail-Adresse
    • Telefonnummer (sofern von Ihnen angegeben)
    • Praxisname, Fachrichtung und Adresse (bei Testzugang-Anfragen)
    • Newsletter-Einwilligung und DSGVO-Zustimmung

    Diese Daten werden in unserem Mautic-System gespeichert und mit Ihrem bisherigen (pseudonymen) Besuchsprofil verknüpft. Bei Newsletter-Anmeldungen wird ein Double-Opt-In-Verfahren (DOI) eingesetzt: Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail und werden erst nach Klick auf den Bestätigungslink in den Verteiler aufgenommen.

    c) Server-Logdateien

    Unser Hosting-Provider verarbeitet technisch notwendige Serverlogs (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seite, Browser-Typ).

    3. Zweck der Verarbeitung

    Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

    • Beantwortung Ihrer Anfragen und Kontaktaufnahmen
    • Durchführung und Organisation von Demo-Terminen und Testzugängen
    • Versand von Newsletter-E-Mails (nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung via DOI)
    • Analyse des Nutzungsverhaltens zur Verbesserung unserer Website (via Mautic)
    • Bereitstellung und technischer Betrieb der Website
    • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

    4. Rechtsgrundlage

    Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

    • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung: Für das Setzen von Tracking-Cookies (Mautic), den Newsletter-Versand und die Verknüpfung von Formulardaten mit Besuchsprofilen.
    • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung: Soweit die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (z. B. Testzugang-Anfrage).
    • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Berechtigtes Interesse: Technischer Betrieb und Sicherheit der Website.

    5. Speicherdauer

    Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

    • Kontaktanfragen: Löschung nach Abschluss der Kommunikation, spätestens nach 12 Monaten.
    • Demo-/Testzugang-Daten: Löschung nach Durchführung oder Absage, spätestens nach 6 Monaten.
    • Newsletter-Daten: Bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung (Abmeldung). Danach unverzügliche Löschung.
    • Mautic-Besucherprofile: Anonymisierung nach 12 Monaten Inaktivität.
    • Server-Logdateien: Automatische Löschung nach 14 Tagen.
    • Steuerlich relevante Daten: Aufbewahrung gemäß Bundesabgabenordnung (BAO) für 7 Jahre.

    6. Cookies und Tracking

    Beim ersten Besuch fragen wir Ihre Einwilligung über ein Auswahl-Banner ab. Sie können dort einzelne Kategorien getrennt zulassen oder ablehnen; ohne Ihre Auswahl werden keine Analyse- oder Marketing-Skripte geladen. Ihre Entscheidung speichern wir lokal in Ihrem Browser (cookie-consent und cookie-consent-categories) und können sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

    a) Technisch notwendig (immer aktiv)

    Für den Betrieb der Website und die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl erforderlich. Es erfolgt keine Analyse und keine Weitergabe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Eine Einwilligung ist nicht nötig.

    b) Analyse (Rybbit, optional)

    Selbst betriebene Web-Analyse auf einem Server in Österreich (Alpenhost), erreichbar über Cloudflare. Rybbit setzt keine Cookies und speichert keine IP-Adressen, legt jedoch eine pseudonyme Besucher-Kennung („rybbit-visitor-id") im lokalen Speicher Ihres Browsers ab. Das Skript wird ausschließlich geladen, wenn Sie die Kategorie „Analyse" zugelassen haben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 165 Abs. 3 TKG 2021. Details siehe Punkt 2.

    c) Marketing (Mautic, optional)

    Das Mautic-Tracking-Script setzt Cookies, um wiederkehrende Besucher:innen zu erkennen und anonyme Browser-Sessions mit bekannten Kontakten zu verknüpfen, sobald ein Formular ausgefüllt wird. Diese Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung für die Kategorie „Marketing" gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

    • mautic_device_id - Eindeutige Geräte-ID zur Wiedererkennung (Laufzeit: 1 Jahr)
    • mtc_id - Mautic-Kontakt-ID nach Formular-Absendung (Laufzeit: 1 Jahr)
    • mtc_sid - Session-ID für die aktuelle Sitzung (Laufzeit: Session)

    Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, werden bereits geladene Skripte bis zum Ende der Sitzung nicht mehr mit Daten versorgt und beim nächsten Seitenaufruf nicht erneut geladen.

    7. Weitergabe an Dritte und Auftragsverarbeitung

    Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn:

    • Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
    • dies gesetzlich zulässig und zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
    • eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

    Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO):

    • Hosting-Provider: Betrieb der Website hot-doc.at bei Hetzner (Serverstandort: EU)
    • Analytics-Hosting: Betrieb der selbst gehosteten Rybbit-Instanz bei Alpenhost, Österreich. Der Zugriff auf die Analytics-Domain läuft über Cloudflare (CDN- und Sicherheits-Dienst, EU-Standorte), wodurch die Verbindungsdaten dort verarbeitet werden.
    • Mautic (self-hosted): Marketing-Automation, Formularverarbeitung, Newsletter-Versand. Betrieben auf einem selbst gehosteten EU-Server durch einen externen Dienstleister im Auftrag der PsyMeDoc Informatics GmbH. Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer statt.

    8. Ihre Rechte

    Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

    • Auskunft (Art. 15 DSGVO) - Welche Daten über Sie gespeichert sind.
    • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) - Korrektur unrichtiger Daten.
    • Löschung (Art. 17 DSGVO) - Recht auf Vergessenwerden.
    • Einschränkung (Art. 18 DSGVO) - Einschränkung der Verarbeitung.
    • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) - Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format.
    • Widerspruch (Art. 21 DSGVO) - Widerspruch gegen die Verarbeitung.

    Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde einzureichen:

    Österreichische Datenschutzbehörde
    Barichgasse 40-42, 1030 Wien
    Tel.: +43 1 52 152-0
    E-Mail: dsb@dsb.gv.at
    Web: www.dsb.gv.at

    9. Kontakt bei Datenschutzfragen

    Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

    PsyMeDoc Informatics GmbH
    Löschniggasse 10, 1220 Wien
    E-Mail: office(at)psymedoc.at

    Stand: März 2026