Patientenverwaltung und Klient:innenverwaltung
Eine digitale Akte für alles: Stammdaten, Verlauf, Befunde, Dokumente und Abrechnung - für Ordinationen und Therapiepraxen gleichermaßen.
Made in Europe 🇪🇺 · Hosting in der EU · Support aus Österreich
Verwaltung, die Ihnen Arbeit abnimmt
Sechs Bausteine entscheiden darüber, ob Dokumentation zur Nebensache wird oder den Arbeitstag verlängert.
Eine Akte pro Person
Stammdaten, Verlauf, Befunde, Dokumente und Abrechnung an einem Ort - für Patient:innen wie Klient:innen.
- Stammdaten inklusive Versicherungsdaten
- Angehörige und Bezugspersonen
- Dokumenten-Upload in die Akte
- Frei definierbare Zusatzfelder
Verlauf statt Zettelwirtschaft
Jeder Kontakt chronologisch dokumentiert - Sitzung, Befund, Telefonat, Rezept.
- Chronologische Verlaufshistorie
- Eigene Dokumentationsvorlagen
- Nachvollziehbare Änderungen
- Kennzeichnung offener Aufgaben
Finden statt suchen
Volltextsuche über die gesamte Akte, Filter nach Diagnose, Zeitraum oder Behandler:in.
- Volltextsuche über Dokumentation
- ICD-10 mit Codesuche
- Filter und gespeicherte Listen
- Schnellzugriff auf laufende Fälle
Formulare, die zu Ihnen passen
Anamnese- und Befundbögen passen Sie selbst an - pro Fachrichtung und pro Beschwerdebild.
- Eigene Anamnesebögen
- Vorlagen für Befunde und Berichte
- Wiederverwendbare Textblöcke
- Pflichtfelder selbst festlegen
Dokumente digital versenden
Berichte, Honorarnoten und Befunde gehen per E-Mail oder über das Portal an Patient:innen.
- Versand als PDF
- Bereitstellung im Portal
- Sammelversand an Zuweiser:innen
- Versandprotokoll in der Akte
DSGVO im Alltag anwendbar
Rollenrechte, Protokollierung und EU-Hosting - dokumentiert und im Tarif enthalten.
- Rollen- und Zugriffsrechte
- 2-Faktor-Authentifizierung
- AVV nach Art. 28 DSGVO
- Hosting ausschließlich in der EU
Patient:innen oder Klient:innen - zwei Sichtweisen, eine Akte
In der Ordination stehen Diagnosen, Rezepte und Befundübermittlung im Vordergrund, in der Therapiepraxis der Verlauf über viele Sitzungen. HOTDOC bildet beides ab, ohne dass Sie Funktionen mitschleppen, die Sie nicht brauchen: Ordinationen aktivieren ELGA und E-Card, Therapiepraxen arbeiten mit Sitzungsdokumentation und Honorarnoten.
Für Ordinationen
Anamnese, Befund, Diagnose mit ICD-10, Rezept und Abrechnung greifen in einer Akte ineinander. Welche Module dazugehören, zeigt die Seite HOTDOC für Ärzt:innen.
Für Therapiepraxen
Klient:innenakte mit Verlaufshistorie, Sitzungsdokumentation, Terminserien und Honorarnoten - inklusive Portal für Online-Buchung. Details finden Sie auf der Seite HOTDOC für Therapeut:innen.
Dokumentation, die Sie später wiederfinden
Der eigentliche Wert einer Akte zeigt sich beim zweiten Blick: Wenn Sie nach Monaten nachvollziehen müssen, was besprochen und veranlasst wurde. Volltextsuche, chronologischer Verlauf und einheitliche Vorlagen sorgen dafür, dass Informationen strukturiert und nicht in Freitextfeldern verstreut liegen.
Datenschutz gehört zur Verwaltung
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Zugriffsrechte pro Rolle, protokollierte Zugriffe, EU-Hosting und eine AVV nach Art. 28 DSGVO sind daher keine Zusatzoptionen, sondern Grundausstattung. Praktische Hinweise zur Umsetzung stehen im Beitrag DSGVO in der Patient:innenverwaltung.
Häufige Fragen zur Patient:innenverwaltung
- Was ist eine Patient:innenverwaltung und was gehört dazu?
- Die Patient:innenverwaltung ist der Kern jeder Praxissoftware: Stammdaten, Kontaktdaten, Versicherungsangaben, Behandlungsverlauf, Dokumente und die Verbindung zu Terminen und Abrechnung. Gut gelöst heißt: Sie erfassen eine Information einmal und finden sie später in Sekunden wieder.
- Eignet sich HOTDOC auch für Klient:innenverwaltung in Therapiepraxen?
- Ja. In Therapiepraxen sprechen wir von Klient:innen, und die Akte ist entsprechend aufgebaut: Sitzungsdokumentation, Verlauf über viele Termine, Honorarnoten und Dokumentenversand. E-Card- und ELGA-Funktionen brauchen Therapiepraxen nicht - der Therapie-Tarif startet bei €60/Monat.
- Kann ich meine Dokumentationsvorlagen selbst anpassen?
- Ja. Anamnesebögen, Befundvorlagen und Textblöcke sind frei anpassbar. Sie arbeiten also nicht mit vorgegebenen Abläufen, sondern bilden Ihre eigenen ab - das ist bei fachspezifischer Dokumentation entscheidend.
- Wie sicher sind die Daten gespeichert?
- Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU, die Übertragung verschlüsselt über TLS 1.3. Zugriffe steuern Sie über Rollenrechte, Anmeldungen können mit 2-Faktor-Authentifizierung geschützt werden. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO ist inklusive.
- Lassen sich bestehende Patient:innendaten übernehmen?
- In den meisten Fällen ja: Stammdaten, Historien und Leistungskataloge aus gängigen österreichischen Systemen können wir übernehmen. Schreiben Sie an wechsel@hot-doc.at für eine unverbindliche Einschätzung.
Patient:innenverwaltung selbst ausprobieren
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