Terminplaner für Ordinationen und Praxen

Was ist eine Terminplaner-Software für Praxen?

Eine Terminplaner-Software für Praxen ist ein digitaler Kalender, in dem eine Ordination oder Therapiepraxis Termine vergibt, verschiebt und dokumentiert. In HOTDOC ist der Terminplaner Teil der Praxissoftware. Jeder Termin ist mit der Akte der Patient:in oder Klient:in verbunden.

Ein Kalender ohne Verbindung zur Akte zwingt Sie, Namen und Kontaktdaten 2 Mal zu führen. In HOTDOC legen Sie den Termin aus der Patient:innenverwaltung an. Die Kontaktdaten kommen aus der Akte. Nach dem Termin dokumentieren Sie in derselben Akte weiter. Rechnungen erstellen Sie ebenfalls dort. Der Terminplaner ist daher kein eigenes Programm mit eigener Anmeldung. Sie öffnen ihn in HOTDOC neben Akte und Dokumentation. Mehrere Benutzer:innen arbeiten mit mehreren Kalendern in einer Praxis.

Wie funktioniert die Online-Terminbuchung bei Ärzt:innen?

Online-Terminbuchung ist die Reservierung eines freien Termins durch die Patient:in selbst über das Internet. Bei HOTDOC buchen Patient:innen über das Patient:innenportal der Ordination. Der gebuchte Termin erscheint im Terminplaner. Die Ordination muss ihn nicht abtippen.

Das Portal ist der Online-Zugang Ihrer Ordination für Patient:innen. Dort buchen Patient:innen ohne Anruf. Ihr Team am Empfang nimmt für diese Termine keine Buchungsanrufe entgegen. Das Portal ist über das Internet erreichbar. Patient:innen buchen daher auch außerhalb Ihrer Telefonzeiten, zum Beispiel am Abend oder am Wochenende. In Therapiepraxen heißt das Portal Klient:innenportal und funktioniert gleich. Die Patient:in wählt Terminart und freien Slot. Zeitslots und Arbeitszeiten legt Ihre Praxis fest.

Wie erinnert HOTDOC Patient:innen an Termine?

Eine Terminerinnerung ist eine automatische Nachricht vor dem Termin. HOTDOC verschickt Erinnerungen über 2 Kanäle: SMS und E-Mail. Die Erinnerung geht an die Kontaktdaten, die in der Akte der Patient:in gespeichert sind.

Vergessene Termine lassen Behandlungszeit ungenutzt. Eine Erinnerung vor dem Termin gibt der Patient:in Gelegenheit, rechtzeitig abzusagen. HOTDOC nutzt dafür die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse aus der Patient:innenverwaltung. Sie pflegen die Kontaktdaten an 1 Stelle. Ändert eine Patient:in ihre Telefonnummer, tragen Sie die neue Nummer in der Akte ein. Die nächste Erinnerung geht an die neue Nummer. Den Zeitpunkt der Erinnerung stellen Sie ein.

Warum gehört der Kalender in die Patient:innenverwaltung?

Ein Kalender in der Patient:innenverwaltung ist ein Terminplaner, der direkt auf die Akte zugreift. Termin, Dokumentation und Rechnung beziehen sich so auf dieselbe Person. Sie wechseln nicht zwischen 2 Programmen und übertragen keine Daten von Hand.

In HOTDOC öffnen Sie aus dem Termin die Akte. Dort sehen Sie Verlauf, Befunde und Dokumente. Bei Therapiepraxen kommen Therapieplanung und Verlaufsdokumentation dazu. Honorarnoten erstellen Sie aus derselben Akte. Die Patient:innenverwaltung beschreiben wir ausführlich auf der Seite Patientenverwaltung und Klient:innenverwaltung.

So läuft ein Termin in HOTDOC in 4 Schritten:

1. Die Patient:in bucht über das Portal, oder Ihr Team trägt den Termin im Terminplaner ein.
2. HOTDOC erinnert vor dem Termin per SMS oder E-Mail.
3. Nach der Behandlung dokumentieren Sie in der Akte.
4. Aus derselben Akte erstellen Sie die Honorarnote.

Läuft der Terminplaner im Browser und am Mac?

Ja. HOTDOC ist browserbasiert und läuft im Webbrowser auf Windows-PC und Mac. Sie installieren kein Programm. Den Terminplaner öffnen Sie in der Ordination, am Zweitstandort oder zu Hause mit denselben Zugangsdaten. Sie synchronisieren nichts von Hand.

Browserbasiert heißt, dass HOTDOC auf Servern in der EU läuft. Updates spielt HOTDOC automatisch ein. Sie warten keinen eigenen Server in der Ordination. Ein Termin, den Sie am Abend zu Hause eintragen, steht am nächsten Morgen im Kalender der Ordination. Am Smartphone sind ausgewählte Funktionen nutzbar. Die lokale Zusatzsoftware für e-card, Drucker und Scanner gibt es derzeit nur für Windows, nicht für macOS.

Für wen eignet sich der HOTDOC-Terminplaner?

Der HOTDOC-Terminplaner ist für Ordinationen von Ärzt:innen und für Therapiepraxen in Österreich gebaut. Ärzt:innen nutzen ihn mit der Arztsoftware, Therapeut:innen mit der Klient:innenverwaltung. In Ordinationen sprechen wir von Patient:innen und vom Patient:innenportal, in Therapiepraxen von Klient:innen und vom Klient:innenportal.

Für Therapeut:innen kostet HOTDOC €60 pro Monat bei jährlicher Zahlung oder €75 monatlich kündbar. Jede weitere Therapeut:in kostet €49 bzw. €64. Die Tarife für Ärzt:innen finden Sie auf Preise & Tarife. Den Testzugang richten wir innerhalb von 24 Stunden ein. Fragen beantwortet der persönliche Support aus Österreich. Ordinationen von Ärzt:innen finden alle weiteren Funktionen auf Arztsoftware Österreich 2026. Therapiepraxen finden sie auf Klient:innenverwaltung und Psychotherapie-Software.

Wie sicher sind Termindaten in HOTDOC?

Termindaten sind Gesundheitsdaten, weil sie zeigen, wer wann in welcher Praxis behandelt wird. HOTDOC ist DSGVO-konform und speichert alle Daten auf Servern von Hetzner in Rechenzentren in der EU. Das gilt für Kalender, Portal und Akte gleichermaßen.

Weil HOTDOC im Browser läuft, liegt kein Terminkalender lokal auf einem einzelnen Praxis-PC. Termin, Akte und Dokumentation liegen in 1 System mit denselben Schutzmaßnahmen. Geht ein Gerät verloren, bleiben die Termine in HOTDOC erhalten. Sie melden sich an einem anderen Gerät an und arbeiten weiter. Wer im Team welche Termine und Akten sieht, regeln Sie über Rollen und Rechte.